Herstelleranleitungen

Bedienungsanleitung und Betriebsanleitung erstellen: was hineingehört und wie sie aufgebaut ist

Von Julian Hund, Geschäftsführer · aktualisiert am

Bedienungsanleitung, Betriebsanleitung, Gebrauchsanleitung: Gemeint ist fast immer dasselbe Dokument, die Anleitung, die der Hersteller seinem Produkt mitgibt. Anders als eine betriebsinterne Arbeitsanweisung ist sie Pflicht, und welche Vorschrift gilt, hängt am Produkt: Für Maschinen gilt Maschinenrecht, für Verbraucherprodukte wie Möbel, Gartenbausätze oder Fitnessgeräte die allgemeine Produktsicherheit. Diese Seite ordnet ein, welche Regel für Ihr Produkt greift, und zeigt den Aufbau in sechs Schritten. Was in Ihrer Anleitung stehen muss und ob sie vollständig ist, entscheidet der Hersteller; die Seite ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.

Drei Namen, ein Dokument

Das Maschinenrecht spricht von der Betriebsanleitung, die Produktsicherheitsverordnung von Anweisungen und Sicherheitsinformationen, im Alltag heißt sie Bedienungsanleitung. Alle drei meinen die Anleitung, die mit dem Produkt zum Nutzer geht, ob der es selbst aufbaut, bedient oder ein Fachbetrieb es beim Kunden montiert.

Nicht dazu gehört die Betriebsanweisung. Die schreibt der Arbeitgeber, der eine Maschine einsetzt, für seine eigenen Beschäftigten, mit anderer Rechtsgrundlage und anderer Verantwortung. Wo die Grenze genau verläuft, steht auf der Seite zum Unterschied zur Betriebsanweisung.

Welche Vorschrift für Ihr Produkt gilt

Ihr ProduktVorschriftWas sie verlangt
Verbraucherprodukt, zum Beispiel Möbel, Gartenbausatz, FitnessgerätProduktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988, Art. 9 Abs. 7, seit dem 13. Dezember 2024; in Deutschland dazu § 6 Nr. 1 ProdSGKlare Anweisungen und Sicherheitsinformationen in einer Sprache, die Verbraucher leicht verstehen, in Deutschland auf Deutsch. Eine Inhaltsliste gibt die Verordnung nicht vor. Die Pflicht entfällt nur, wenn das Produkt auch ohne Anleitung sicher und so verwendet werden kann, wie der Hersteller es vorsieht.
MaschineBis zum 19. Januar 2027 die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, ab dem 20. Januar 2027 die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, Anhang III Nr. 1.7.4Ab dem 20. Januar 2027 ein Inhaltskatalog in Anhang III Nr. 1.7.4.2 der Verordnung (EU) 2023/1230, darunter bestimmungsgemäße Verwendung und vorhersehbare Fehlanwendung, Montage, Inbetriebnahme, Betrieb, Wartung und jedes verbleibende Risiko. Eine Reihenfolge schreibt er nicht vor.
Produkt mit eigenem Produktrecht, zum Beispiel Elektrogerät oder SpielzeugDie jeweilige Richtlinie oder Verordnung für diese ProduktgruppePrüfen Sie zuerst dieses Spezialrecht. Die allgemeine Produktsicherheitsverordnung greift dann nur für Risiken, die es nicht abdeckt.

Eine Gliederung schreibt keine der drei Zeilen vor. Was hineingehört, legt die Vorschrift fest; wie es angeordnet ist, entscheiden Sie.

Bedienungsanleitung erstellen in sechs Schritten

  1. Vorschrift und Zielgruppe klären

    Klären Sie zuerst, welche Zeile der Tabelle oben für Ihr Produkt gilt, und danach, wer die Anleitung liest: der Endkunde, der zu Hause aufbaut, der Monteur eines Fachbetriebs oder der Servicetechniker. Für Maschinen verlangt EN ISO 20607 in Abschnitt 4.2 ausdrücklich, die Zielgruppen zu identifizieren und in der Anleitung zu beschreiben, bei mehreren in einem Dokument klar getrennt (4.5). Für Verbraucherprodukte verlangt das niemand, es entscheidet aber über alles Weitere: Ein Monteur braucht andere Schritte als jemand, der das Produkt zum ersten Mal in der Hand hält.

  2. Produkt und Verwendung beschreiben

    Am Anfang stehen der Hersteller mit vollständiger Anschrift, die Produktbezeichnung wie auf dem Typschild und die bestimmungsgemäße Verwendung. Dazu gehört, wofür das Produkt nicht gedacht ist: Eine reine Positivliste genügt nicht, vorhersehbare Fehlanwendung gehört benannt. Für Maschinen sind genau diese Angaben ab dem 20. Januar 2027 Teil des Inhaltskatalogs der Verordnung (EU) 2023/1230; für jedes andere Produkt sind sie der Teil, nach dem bei einer Reklamation zuerst gefragt wird.

  3. Die Abläufe in Schritte teilen

    Gliedern Sie nach dem, was der Nutzer tut, in der Reihenfolge, in der es anfällt: Auspacken, Aufbauen, in Betrieb nehmen, Bedienen, Pflegen. Innerhalb davon gilt eine Faustregel: Was ein Bild nicht zeigen kann, wird ein eigener Schritt. Ein Schritt, ein Bild, ein Pfeil auf die Stelle, um die es geht. In einer Montagestudie von Heiser und Kollegen (2004), in der Laien ein Möbelstück aufbauten, arbeiteten die Teilnehmer mit so gestalteten Anleitungen schneller und mit weniger Fehlern. Die Stichprobe war klein: Das gibt eine Gestaltungsrichtung, kein Zahlenversprechen.

  4. Sicherheitshinweise und Warnhinweise trennen

    Zwei Arten, zwei Plätze. IEC/IEEE 82079-1:2019, eine freiwillige Norm, trennt Sicherheitshinweise, die man vor dem Beginn wissen muss und die deshalb gesammelt an den Anfang gehören (7.11.4), von Warnhinweisen an der Stelle, die sie absichern (7.11.5). Benennen Sie jedes verbleibende Risiko einzeln: Für Maschinen sagt EN ISO 20607 in 4.10.1 ausdrücklich, dass allgemeine Sätze über Restrisiken zu vermeiden sind. Ein „Es können Restrisiken bestehen“ hilft niemandem, der gerade die Leiter hochsteigt.

  5. Verständlich schreiben und übersetzen

    Kurze Sätze, aktiv formuliert, für dieselbe Sache durchgehend derselbe Begriff. Das verlangt EN ISO 20607 in 4.4 für Maschinen, und es gilt für jedes Produkt. Die Sprache legt das Land fest, in dem das Produkt verkauft wird: In Deutschland ist es Deutsch, für Verbraucherprodukte nach § 6 Nr. 1 ProdSG. Wer in mehrere Länder liefert, braucht jede Sprachfassung auf demselben Stand. Das ist bei Papier der eigentliche Aufwand, nicht die erste Übersetzung.

  6. Testen, beilegen, aktuell halten

    Geben Sie das Produkt jemandem, der es nicht kennt, nur mit der Anleitung, und schauen Sie zu, ohne zu helfen. Jede Stelle, an der er zögert, ist ein Fund. IEC/IEEE 82079-1 führt in Anhang A eine solche empirische Prüfung neben der Prüfung am Schreibtisch auf. Dann ausliefern: Für Maschinen ist ab dem 20. Januar 2027 eine digitale Fassung unter den Bedingungen von Art. 10 Abs. 7 der Verordnung (EU) 2023/1230 zulässig; bei Verbraucherprodukten verlangt die Produktsicherheitsverordnung, dass die Anweisungen dem Produkt beigefügt sind. Der sichere Weg ist dort, die Anleitung beizulegen und eine Videoanleitung per QR-Code ergänzend anzubieten.

Wo eine Videoanleitung hilft

Ein Missverständnis in der Bedienungsanleitung löst keine Rückfrage aus, sondern eine Retoure, einen Serviceeinsatz oder einen zweiten Anfahrtsweg des Monteurs. Wer bei Schritt sieben steht, will die zwanzig Sekunden sehen, um die es geht, und daneben lesen, worauf zu achten ist. Eine in Schritte gegliederte Videoanleitung tut genau das, und per QR-Code auf Verpackung oder Typschild öffnet sie sich dort, wo die Frage entsteht.

Ein Beispiel: die Anleitung hinter dem QR-Code

So öffnet sich eine Anleitung in Schritten, wenn jemand den Code auf der Verpackung scannt: ein Schritt, ein Bild, ein kurzer Text, der Warnhinweis an der Stelle, die er absichert. Gefilmt wurde der Ablauf einmal, die Anleitung daraus hat Montavis erstellt. Sie ergänzt die beigelegte Bedienungsanleitung, sie ersetzt sie nicht.

So entsteht Ihre Anleitung

Wenn Sie den Aufwand nicht selbst tragen wollen: Ein Mitarbeiter baut das Produkt einmal mit Stirnkamera auf, Montavis macht daraus die Anleitung in Schritten, mit Text und in allen Sprachen. Was darin stehen muss und ob sie vollständig ist, entscheidet weiter der Hersteller; Ihre Technik gibt jeden Schritt frei. Wie das für Ihr Produkt aussieht, zeigt die Seite Montageanleitung und Bedienungsanleitung erstellen lassen.

Häufige Fragen

Antworten zum Erstellen einer Bedienungsanleitung

Was Hersteller vor der ersten eigenen Anleitung typischerweise klären möchten.

Was ist der Unterschied zwischen Bedienungsanleitung und Betriebsanleitung?
In der Sache keiner. Betriebsanleitung ist der Begriff des Maschinenrechts, Bedienungs- oder Gebrauchsanleitung der Alltagsbegriff für dasselbe Dokument: die Anleitung, die der Hersteller mit dem Produkt ausliefert. Ein anderes Dokument ist die Betriebsanweisung, die ein Arbeitgeber für seine Beschäftigten schreibt.
Muss eine Bedienungsanleitung auf Deutsch sein?
Für Verbraucherprodukte, die in Deutschland verkauft werden: ja. Die Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988 überlässt die Sprache dem Mitgliedstaat, und § 6 Nr. 1 ProdSG legt Deutsch fest. Auch für Maschinen bestimmt das Land, in dem sie in Verkehr gebracht werden, die Sprache der Betriebsanleitung.
Darf eine Bedienungsanleitung nur digital sein?
Für Maschinen ab dem 20. Januar 2027 ja, unter den Bedingungen von Art. 10 Abs. 7 der Verordnung (EU) 2023/1230: Auf Verlangen beim Kauf gibt es die Papierfassung kostenlos, und wo nichtprofessionelle Nutzer die Maschine verwenden können, gehören die wesentlichen Sicherheitsinformationen weiter auf Papier dazu. Für Verbraucherprodukte verlangt die Produktsicherheitsverordnung, dass die Anweisungen dem Produkt beigefügt sind. Eine Videoanleitung per QR-Code ergänzt dort die beigelegte Fassung.
Gibt es eine Norm für Bedienungsanleitungen?
Die allgemeine Norm ist IEC/IEEE 82079-1:2019. Sie ist freiwillig und bindet nur, wo ein Vertrag oder eine Produktnorm auf sie verweist. Für Maschinen gibt es zusätzlich EN ISO 20607:2019 für die sicherheitsrelevanten Teile der Betriebsanleitung; sie ist unter der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG harmonisiert.
Kann ich eine Bedienungsanleitung mit Word erstellen?
Ja. Eine Vorschrift zum Werkzeug gibt es nicht, und für eine kurze Anleitung in einer Sprache ist Word der schnellste Weg. Die Grenze kommt mit der zweiten Sprache und der ersten Produktänderung: Jede Fassung ist eine eigene Datei, die einzeln nachgezogen werden muss.
Kann ich eine Bedienungsanleitung erstellen lassen?
Ja. Bei Montavis baut ein Mitarbeiter, der das Produkt kennt, es einmal mit Stirnkamera auf; daraus entsteht die Anleitung in Schritten, mit Text und in allen Sprachen. Was darin stehen muss und ob sie vollständig ist, entscheidet der Hersteller, und Ihre Technik gibt jeden Schritt frei.
  • Eine Videoanleitung selbst zu erstellen klang für uns nach einem Großprojekt. Bei Montavis hat unser Monteur das Tor einmal aufgebaut und schon hatten wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Nachmachen, die wir jederzeit selbst anpassen können.
    Teckentrup
    Niklas SchubertProduktmanager
  • Mit Montavis kann ich meine Arbeit ganz normal machen, während sie gleichzeitig verständlich dokumentiert wird. Neue Kollegen sehen direkt im Video, wie es richtig geht – ohne langes Erklären und ohne Missverständnisse.
    Rema
    Ulrike LenhardMonteurin

Welches Ihrer Produkte braucht als Erstes eine bessere Anleitung?

Persönliche, zeitnahe Antwort. Kein Vertrieb-Funnel — Sie schreiben direkt an die Gründer.

Montavis anseheninfo@montavis.com
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