Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Montavis GmbH Trippstadter Str. 110 67663 Kaiserslautern (nachfolgend auch „Auftragnehmer“)

Präambel

Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber Leistungen gemäß dem zwischen ihnen geschlossenen SaaS-Vertrag (im Folgenden: „Hauptvertrag“). Teil der Durchführung des Hauptvertrags ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“). Zur Erfüllung der Anforderungen der DSGVO an derartige Konstellationen schließen die Parteien den nachfolgenden Auftragsverarbeitungsvertrag (auch „Vertrag“), der mit Unterzeichnung bzw. Wirksamwerden des Hauptvertrages zustande kommt.

1. Gegenstand/Umfang der Beauftragung

Im Rahmen der Zusammenarbeit der Parteien nach Maßgabe des Hauptvertrages hat der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers (nachfolgend „Auftraggeberdaten“). Diese Auftraggeberdaten verarbeitet der Auftragnehmer im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO. Klarstellung: „Auftraggeberdaten“ im Sinne dieses Vertrages sind alle personenbezogenen Daten, die der Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung für den Auftraggeber verarbeitet (einschließlich der Inhalte, die der Auftraggeber oder dessen Endnutzer in die Systeme des Auftragnehmers eingeben, sowie daraus generierter personenbezogener Ausgaben/Reports). Nicht als „Auftraggeberdaten“ gelten (i) rein technische Betriebs- und Sicherheitsprotokolle (z. B. System- und Zugriffsdaten), die der Auftragnehmer zur Gewährleistung der Informationssicherheit, zur Fehleranalyse und zur Stabilität des Dienstes verarbeitet, soweit diese Datenverarbeitung für die sichere Bereitstellung der Leistung erforderlich ist, sowie (ii) aggregierte, anonymisierte Statistiken ohne Personenbezug. Soweit Betriebs-/Sicherheitsprotokolle ausnahmsweise personenbezogene Daten enthalten, verarbeitet der Auftragnehmer diese ausschließlich zu den vorgenannten Zwecken und unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen. Die Verarbeitung der Auftraggeberdaten durch den Auftragnehmer erfolgt in der in den Anlagen beschriebenen Art sowie in dem dort spezifizierten Umfang und Zweck. Der Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen wird dargestellt. Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages. Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Auftraggeberdaten, die durch die Aufnahme und den Upload von Videomaterial, das Abbildungen seiner Beschäftigten enthält, erfolgen kann. Der Auftraggeber verpflichtet sich, vor dem Upload von Videomaterial, auf dem Beschäftigte erkennbar sind, die erforderlichen Einwilligungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG einzuholen, siehe insoweit auch Ziffer 6 der AGB des Auftragnehmers. Sofern ein Betriebsrat besteht, hat der Auftraggeber die nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG erforderliche Mitbestimmung sicherzustellen. Der Auftraggeber informiert seine Beschäftigten transparent über Art, Umfang und Zweck der Videoaufnahmen sowie über deren mögliche Nutzung durch den Auftragnehmer, soweit der Auftraggeber in die KI-Trainingsnutzung gemäß Ziffer 13 der AGB sowie der hierauf basierenden Einwilligungserklärung eingewilligt hat. Der Auftraggeber hält die geleisteten Einwilligungen seiner Beschäftigten dokumentiert und stellt dem Auftragnehmer auf Anforderung Nachweise zur Verfügung. Klarstellung zur Rollenverteilung: Für den Betrieb der Software verarbeitet der Auftragnehmer die Auftraggeberdaten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Soweit der Auftraggeber gesondert in die Nutzung von Kunden Inhalten zu Trainings- und Verbesserungszwecken (Ziffer 13 der AGB) einwilligt, verarbeitet der Auftragnehmer diese Inhalte insoweit (auch) zu eigenen Zwecken und ist hierfür, soweit das Training zu eigenen Zwecken (Verbesserung der Software) erfolgt, eigener Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Grundlage dieser Verarbeitung ist die gesonderte Einwilligungserklärung, nicht dieser AVV. Ob die Leistungen des Auftragnehmers für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO geeignet sind, bedarf einer Risikobewertung durch den Auftraggeber. Soweit der Auftraggeber dem Auftragnehmer besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO zur Verarbeitung überlässt oder deren Verarbeitung im Rahmen der beauftragten Leistungen erfolgt, gilt: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers und nur im in diesem Vertrag sowie seinen Anlagen beschriebenen Umfang. Der Auftragnehmer wendet hierfür ein dem Risiko angemessenes, erhöhtes Schutzniveau an (insbesondere restriktive Berechtigungskonzepte/Need-to-know, Verschlüsselung bei Übertragung, Mandantentrennung, Protokollierung privilegierter Zugriffe und Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit). Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Maßgabe dieses Vertrages bei der Durchführung einer ggf. erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) und bei der Dokumentation der hierfür erforderlichen Informationen. Dem Auftragnehmer ist eine von den in den Anlagen genannten Verarbeitungen abweichende Verarbeitung von Auftraggeberdaten untersagt. Die Verarbeitung der Auftraggeberdaten findet grds. im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Eine Verarbeitung oder sonstige Übermittlung von Auftraggeberdaten in einem Drittland (außerhalb EU/EWR) oder eine Zugriffsmöglichkeit aus einem Drittland (z. B. Support/Administration) erfolgt nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers und nur unter Einhaltung der Anforderungen der Art. 44 bis 49 DSGVO. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss einschlägig ist, vereinbaren die Parteien geeignete Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914. Soweit ein Angemessenheitsbeschluss genutzt wird (z. B. EU‑US Data Privacy Framework), darf sich der Auftragnehmer hierauf nur stützen, wenn der jeweilige Datenimporteur für den einschlägigen Mechanismus gültig zertifiziert/gelistet ist. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Durchführung und Dokumentation der für Drittlandübermittlungen erforderlichen Bewertung (Transfer-Assessment) durch Bereitstellung der hierfür notwendigen Informationen (insbesondere zu Datenkategorien, Empfängern, Subunternehmerkette, Speicher-/Zugriffsorten, technischen und organisatorischen Maßnahmen). Erforderliche ergänzende Maßnahmen zur Absicherung der Übermittlung werden nach Maßgabe der EDPB‑Empfehlungen zu ergänzenden Maßnahmen umgesetzt. Weiterübermittlungen (Onward Transfers) in weitere Drittländer sind nur zulässig, wenn auch hierfür die Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO erfüllt sind und der jeweilige Empfänger mindestens gleichwertige Verpflichtungen (insbesondere nach SCC oder Angemessenheitsbeschluss) übernimmt. Der Auftragnehmer dokumentiert Weiterübermittlungen in geeigneter Weise. Die Bestimmungen dieses Vertrages finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen. Gleiches gilt für alle Tätigkeiten, bei denen der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte mit Auftraggeberdaten in Berührung kommen.

2. Weisungsbefugnisse des Auftraggebers

Der Auftragnehmer verarbeitet die Auftraggeberdaten im Rahmen der Beauftragung und im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers i.S.v. Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Der Auftraggeber hat das alleinige Recht, Weisungen über Art, Umfang, und Methode der Verarbeitungstätigkeiten zu erteilen (nachfolgend auch „Weisungsrecht“). Wird der Auftragnehmer durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit. Weisungen werden vom Auftraggeber grundsätzlich schriftlich oder in elektronischer Form (E-Mail ausreichend) erteilt; mündlich erteilte Weisungen sind vom Auftragnehmer in elektronischer Form zu bestätigen. Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

3. Schutzmaßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern. Ferner wird der Auftragnehmer alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (im Folgenden „Mitarbeiter“ genannt), zur Vertraulichkeit verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Auf Verlangen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Verpflichtung der Mitarbeiter schriftlich oder in elektronischer Form nachweisen. Der Auftragnehmer wird seine innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er verpflichtet sich, alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Auftraggeberdaten gem. Art. 32 DSGVO, insbesondere die in Anlage 2 zu diesem Vertrag aufgeführten Maßnahmen, zu ergreifen und diese für die Dauer der Verarbeitung der Auftraggeberdaten aufrecht zu erhalten. Eine Änderung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird. Auf Verlangen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachweisen. Der Auftragnehmer und die bei oder für ihn Beschäftigten sind berechtigt, die gem. des Hauptvertrags zu erbringenden Leistungen und damit auch die Verarbeitung personenbezogenen Daten aus seiner Hauptverwaltung, seinen Betriebstätten, Niederlassungen oder aus dem Home- und Mobile-Office heraus erbringen zu lassen, sofern sichergestellt ist, dass die Schutzmaßnahmen, die in diesem Vertrag definiert werden, hierbei eingehalten werden.

4. Informations- und Unterstützungspflichten des Auftragnehmers

Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Auftraggeberdaten informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich nach Bekanntwerden. Die Information erfolgt als Erstmeldung unverzüglich, in der Regel binnen 24 Stunden, mindestens mit den zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Kerninformationen (Art des Vorfalls, betroffene Systeme/Datenkategorien, erste Einschätzung der möglichen Auswirkungen, eingeleitete Sofortmaßnahmen, Kontaktstelle). Soweit nicht alle Angaben vollständig vorliegen, ergänzt der Auftragnehmer die Informationen ohne schuldhaftes Zögern in angemessenen Abständen (Updates), bis die Meldung vollständig ist. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch Datenschutz-Aufsichtsbehörden, soweit rechtlich zulässig.

5. Sonstige Verpflichtungen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer ist, sofern die Voraussetzungen des Art. 30 DSGVO auf ihn zutreffen, verpflichtet, ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Auftraggebers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung gem. Art. 30 Absatz 2 DSGVO zu führen. Das Verzeichnis ist dem Auftraggeber auf Verlangen zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei der Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO und einer etwaigen vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde nach Art. 36 DSGVO zu unterstützen. Der Auftragnehmer bestätigt, dass er – soweit eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht – einen Datenschutzbeauftragten bestellt hat. Sollten die Auftraggeberdaten beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlichem“ im Sinne der DSGVO liegt.

6. Subunternehmerverhältnisse

Der Auftragnehmer darf die Verarbeitung personenbezogener Daten ganz oder teilweise durch weitere Auftragsverarbeiter (nachfolgend auch „Unterauftragnehmer“ oder „Subunternehmen“) erbringen lassen. Ein Subunternehmerverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragnehmer Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z.B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Bewachungsdienste, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen. Die Pflicht des Auftragnehmers, auch in diesen Fällen die Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit sicherzustellen, bleibt unberührt. Der Auftragnehmer wird mit dem Unterauftragnehmer die in diesem Vertrag getroffenen Regelungen inhaltsgleich vereinbaren. Insbesondere müssen die mit dem Unterauftragnehmer zu vereinbarenden TOM ein gleichwertiges Schutzniveau aufweisen. Der Auftragnehmer hat mit den in Anlage 1 genannten Unternehmen Subunternehmerverhältnisse begründet, denen der Auftraggeber mit Abschluss dieses Auftragsverarbeitungsvertrages zustimmt. Die in der Anlage 1 genannten Unternehmen können durch den Auftragnehmer ergänzt oder verringert werden. Sollte der Auftragnehmer einen weiteren Unterauftragnehmer hinzufügen, so fügt er diese in die Anlage 1 ein und informiert den Auftraggeber hierüber spätestens 4 Wochen vor dem beabsichtigten Einsatz des Unterauftragnehmers. Sollte der Auftraggeber nicht mit der Hinzufügung des weiteren Unterauftragnehmers einverstanden sein, so hat er die Möglichkeit, innerhalb von 4 Wochen nach Zufügung gegenüber dem Auftragnehmer zu widersprechen. Widerspricht der Auftraggeber der Hinzufügung des weiteren Unterauftragnehmers, so hat der Auftragnehmer das Recht den Hauptvertrag inkl. sämtlicher Anlagen innerhalb von 2 Wochen zu kündigen, sollte keine alternative Lösung zur weiteren Zusammenarbeit gefunden werden und sollte die Hinzufügung des weiteren Unterauftragnehmers für das Unternehmen des Auftragnehmers von besonderer Wichtigkeit sein. Der Auftragnehmer schließt mit jedem Unterauftragnehmer vor dessen Einsatz einen Vertrag ab, der die Anforderungen des Art. 28 Abs. 3 und Abs. 4 DSGVO inhaltlich abbildet und ein gleichwertiges Schutzniveau (insbesondere hinsichtlich technischer und organisatorischer Maßnahmen) sicherstellt. Mit Wirksamwerden dieses Vertrages genehmigt der Auftraggeber die in diesem Vertrag sowie dessen Anlagen genannten Unterauftragnehmer. Der Auftragnehmer bleibt gegenüber dem Auftraggeber für die Erfüllung sämtlicher Pflichten aus diesem AVV auch bei Einsatz von Unterauftragnehmern voll verantwortlich. Bestandteil der Auftragsverarbeitungsverträge mit den Unterauftragnehmern ist insbesondere auch, dass die Unterauftragnehmer sicherstellen, ihrerseits angemessene und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO wegen der von ihnen im Auftrag durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten getroffen zu haben.

7. Kontrollrechte

Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der Regelungen dieses Vertrages in angemessenem Umfang zu überprüfen. Der Auftragnehmer unterstützt Überprüfungen, indem er dem Auftraggeber auf Anfrage geeignete Nachweise zur Verfügung stellt (z. B. aktuelle TOM-Dokumentation, Zusammenfassungen von Prüfberichten, Zertifizierungen/Testate, soweit vorhanden) und angemessene Auskünfte erteilt. Überprüfungen erfolgen vorrangig als Remote-Audit (Dokumentenprüfung, Fragebogen, Videotermin). Vor-Ort-Inspektionen kommen nur in Betracht, wenn (i) ein Remote-Audit nicht ausreicht, (ii) ein konkreter Anlass besteht (z. B. schwerwiegender Sicherheitsvorfall) oder (iii) eine Aufsichtsbehörde dies verlangt, und sofern keine überwiegenden Geheimhaltungs- oder Sicherheitsinteressen entgegenstehen. Der Auftraggeber kündigt Vor-Ort-Inspektionen mit angemessener Frist (in der Regel mindestens 30 Kalendertage) an und berücksichtigt die Betriebsabläufe des Auftragnehmers. Inspektionen werden zu üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Der vom Auftraggeber beauftragte Prüfer darf nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer stehen und ist vorab schriftlich zur Vertraulichkeit zu verpflichten. Soweit der Auftraggeber wiederkehrende Routine-Audits ohne besonderen Anlass durchführt, sind diese auf höchstens ein Audit pro Kalenderjahr beschränkt. Weitergehende Audits bleiben bei Vorliegen eines Anlasses oder bei behördlicher Anforderung zulässig. Etwaige Kostenregelungen für Audits (insbesondere Vor-Ort-Inspektionen) werden transparent vereinbart; die Parteien berücksichtigen hierbei, dass Audit- und Nachweispflichten Teil der gesetzlich vorgesehenen Zusammenarbeit nach Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO sind.

8. Rechte Betroffener

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12 bis 22 sowie Art. 32 bis 36 DSGVO. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die hierfür erforderlichen Informationen unverzüglich, spätestens binnen 5 Werktagen zur Verfügung, soweit der Auftraggeber nicht selbst über die entsprechenden Informationen verfügt. In dringenden Fällen (insbesondere bei drohendem Fristablauf oder behördlichen Anfragen) bearbeitet der Auftragnehmer das Ersuchen vorrangig und stellt die verfügbaren Informationen so schnell wie möglich bereit. Soweit der Auftraggeber den Auftragnehmer anweist, Auftraggeberdaten zu berichtigen, zu löschen oder die Verarbeitung einzuschränken, setzt der Auftragnehmer die Weisung unverzüglich um; die Umsetzung erfolgt spätestens binnen 5 Werktagen, soweit nicht aufgrund der technischen Ausgestaltung (z. B. Backup-/Restore-Prozesse) eine längere, sachlich erforderliche Frist notwendig ist. In diesem Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Gründe und die voraussichtliche Umsetzungsfrist unverzüglich mit. Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen an den Auftraggeber weiterleiten und wartet dessen Weisungen ab. Ohne entsprechende Einzelweisung wird der Auftragnehmer nicht mit der betroffenen Person in Kontakt treten.

9. Laufzeit und Kündigung

Die Laufzeit dieses Vertrags entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags. Er endet damit automatisch mit Beendigung des Hauptvertrags. Ist der Hauptvertrag ordentlich kündbar, gelten die Regelungen zur ordentlichen Kündigung für diesen Vertrag entsprechend. Sollte der Auftragnehmer vor Ablauf des Hauptvertrages keine Auftraggeberdaten mehr verarbeiten, endet dieser Vertrag ebenfalls automatisch. Wird die Verarbeitung ohne einen Hauptvertrag beauftragt (Einzelbestellung einzelner Anleitungen), gilt dieser Vertrag als eigenständige Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Er beginnt mit der Beauftragung und endet mit der vollständigen Lieferung der bestellten Anleitungen, im Fall einer erteilten Datenfreigabe erst mit der Löschung des freigegebenen Materials; für das überlassene Quellmaterial gilt die Ziffer ‚Löschung und Rückgabe nach Vertragsende‘ entsprechend.

10. Löschung und Rückgabe nach Vertragsende

Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung des Hauptvertrags oder jederzeit auf dessen Verlangen alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, vollständig und unwiderruflich löschen. Dies gilt auch für Vervielfältigungen der Auftraggeberdaten beim Auftragnehmer, wie etwa Datensicherungen, nicht aber für Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Verarbeitung der Auftraggeberdaten dienen. Solche Dokumentationen sind vom Auftragnehmer für eine Dauer von 6 Monaten aufzubewahren und auf Verlangen an den Auftraggeber herauszugeben. Der Auftragnehmer bestätigt dem Auftraggeber die Löschung/Rückgabe in Textform („Löschbestätigung“). Die Löschbestätigung enthält mindestens: (i) Datum der Löschung/Rückgabe, (ii) Beschreibung der betroffenen Datenkategorien und Systeme/Speicherorte, (iii) Aussage, ob und in welchem Umfang Daten in Backups/Archiven enthalten sind, sowie (iv) die Frist und das Verfahren, nach dem Backups/Archive turnusmäßig überschrieben oder gelöscht werden. Soweit eine sofortige Löschung aus technischen Gründen in Backups/Archiven nicht möglich ist, stellt der Auftragnehmer sicher, dass die Daten bis zur endgültigen Löschung nicht produktiv wiederhergestellt oder anderweitig genutzt werden, es sei denn, dies ist zur Störungsbeseitigung zwingend erforderlich; in diesem Fall erfolgt eine Wiederherstellung nur unter kontrollierten Bedingungen und dokumentiert. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln.

11. Haftung

Die Haftung der Parteien richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Eine Haftung des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber wegen Verletzung von Pflichten aus diesem Vertrag oder dem Hauptvertrag bleibt hiervon unberührt. Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einem Betroffenen eingetreten ist, verantwortlich ist. Dies gilt im Falle einer gegen eine Partei verhängte Geldbuße entsprechend, wobei die Freistellung in dem Umfang erfolgt, in dem die jeweils andere Partei Anteil an der Verantwortung für den durch die Geldbuße sanktionierten Verstoß trägt.

12. Vertraulichkeit & Datengeheimnis

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Es besteht eine Verschwiegenheitspflicht für die Mitarbeiter des Auftragnehmers und durch ihn beauftragte Dritte. Der Auftragnehmer hat die bei der Verarbeitung von Auftraggeberdaten beschäftigten Personen gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO schriftlich auf die Vertraulichkeit zu verpflichten. Dies ist nicht erforderlich, wenn die beschäftigten Personen bereits einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Auftragnehmer wird die in dieser Ziffer niedergelegte Verpflichtung schriftlich dokumentieren und sie auf Verlangen des Auftraggebers diesem vorlegen. Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind. Der Auftragnehmer sichert zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und er diese auf die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften zu verpflichten. Er überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Diese in dieser Ziffer geregelten Verschwiegenheitspflichten besteht auch nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses fort. Darüber hinaus ist der Auftragnehmer neben den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere § 3 TDDDG, § 203 StGB, §§ 4, 23 GeschGehG sowie ggf. besondere berufsständische Verschwiegenheitspflichten) auch verpflichtet, alle Informationen und Daten, die ihm im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen zur Kenntnis gelangen, geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben (vertrauliche Informationen). Vertrauliche Informationen sind insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Vertragsschlüsse, technische oder kaufmännische Informationen jedweder Art bzw. anderweitige Angaben, die als vertraulich bezeichnet oder ihrer Natur nach als vertraulich anzusehen sind. Dies gilt insbesondere auch für: Namen, Anschriften sowie die persönlichen, rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse aller Kunden vom Auftraggeber und die persönlichen, rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse vom Auftraggeber und aller anderen für Auftraggeber tätigen Personen. Eine Information ist nicht als vertraulich anzusehen, wenn sie zu der Zeit, zu der der Auftragnehmer von der Information Kenntnis erlangt hat, bereits öffentlich bekannt gewesen ist. Ebenso als nicht vertraulich sind solche Informationen anzusehen, die zeitlich später mit Zustimmung des Auftraggebers öffentlich bekannt geworden sind bzw. bekannt gemacht wurden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche Mitarbeiter, die im Rahmen der Tätigkeit für Auftraggeber Kenntnis von vorgenannten vertraulichen Informationen von Auftraggeber erlangen, ebenso wie sich selbst zu verpflichten. Beauftragt der Auftragnehmer Dritte, hat er dafür Sorge zu tragen, dass die Forderungen der Absätze 1 bis 6 entsprechend umgesetzt werden.

13. Schlussbestimmungen

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer iSd § 273 BGB hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist. Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der elektronischen Form. Die Regelungen dieses Vertrags gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor. Sollten sich einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise als unwirksam oder undurchführbar erweisen oder infolge Änderungen einer Gesetzgebung nach Vertragsabschluss unwirksam oder undurchführbar werden, wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll die wirksame und durchführbare Bestimmung treten, die dem Sinn und Zweck der nichtigen Bestimmung möglichst nahekommt. Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Sitz des Auftragnehmers.

Anlage 1 – Festlegungen zum Vertrag

Hauptvertrag

SaaS-Vertrag über die Montavis Software

Gegenstand des Auftrages

Software-Plattform zur Erstellung, Anzeige und Bearbeitung von Schritt-für-Schritt Arbeitsanweisungen basierend auf vom Kunden gelieferten Filmmaterial

Zweck der Datenerhebung, Datenverarbeitung oder Datennutzung

Zur Erfüllung der Pflichten des Auftragnehmers aus dem Hauptvertrag werden personenbezogene Daten aus dem Herrschaftsbereich des Auftraggebers durch den Auftragnehmer vollumfänglich i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO verarbeitet, insbesondere soweit jeweils erforderlich erhoben, gespeichert, verändert, ausgelesen, abgefragt, verwendet, offengelegt, abgeglichen, verknüpft und gelöscht. Der Zweck der Verarbeitung hängt damit von dem jeweils im Hauptvertrag beschriebenen Auftrag ab.

Art der Daten

Die von der Verarbeitung betroffenen Kategorien personenbezogener Daten hängen von der Nutzung der Leistungen des Auftragnehmers durch den Auftraggeber ab. Als Gegenstand der Verarbeitung in Betracht kommende Kategorien von Daten sind möglich • Stammdaten (z.B. Namen, Anschriften, Geburtsdaten), • Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern), • Inhaltsdaten (z.B. Fotografien, Videos, Inhalte von Dokumenten), • Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeiten, Kunden), • Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindungen, Zahlungsdienstleister), • Nutzungsdaten (z.B. Verlauf Web-Dienste, Zugriffszeiten), • Verbindungsdaten (z.B. Geräte-ID, IP-Adressen, URL-Referrer), • Standortdaten (z.B. GPS-Daten, IP-Geolokalisierung), • Art. 9 DSGVO Daten (z.B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten).

Kreis der Betroffenen

Die von der Verarbeitung betroffenen Kategorien betroffener Personen hängen von der Nutzung der Leistungen des Auftragnehmers durch den Auftraggeber ab. Als Kategorien betroffener Personen kommen dabei in Betracht: • Beschäftigte • Auszubildende und Praktikanten • Bewerber • ehemalige Arbeitnehmer • freie Mitarbeiter • Gesellschafter, Organe der Gesellschaft • Angehörige von Beschäftigten • Kunden / Interessenten • Lieferanten und Dienstleister • Mieter • Geschäftspartner • externe Berater • Besucher

Unterauftragnehmer

1. Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland Gegenstand der Leistung: Verschlüsselte Speicherung der über die Chat-/Nachrichtenfunktion übermittelten Datei-Anhänge – insbesondere des vom Kunden hochgeladenen Quell-Videomaterials und der zurückgelieferten Anleitungen; ferner: verschlüsselte Speicherung der Nachrichtenverläufe der Chat-/Nachrichtenfunktion, Betrieb unseres Mess- und Rückmeldedienstes für Anleitungen (analytics.montavis.com), Betrieb unserer Rechnungsverarbeitung (einvoice.montavis.com), Bereitstellung unserer statischen Anwendungen sowie Bereitstellung der von der Desktop-Anwendung geladenen Modelldateien (assets.montavis.com) Speicher-/Verarbeitungsort (EU/EWR/Drittland): DE (EU) Transfermechanismus (Angemessenheitsbeschluss / DPF oder SCC 2021/914): DE (kein Drittland) Verarbeitete personenbezogene Daten: Siehe oben „Art der Daten“ 2. Supabase, Inc. 3500 S Dupont Hwy, Dover, DE 19901-6041USA Gegenstand der Leistung: Verarbeitung von Konten, Lizenz- und Platzdaten, Rechnungs- und Organisationsdaten sowie Verwaltungsdaten. Speicher-/Verarbeitungsort (EU/EWR/Drittland): EU Transfermechanismus (Angemessenheitsbeschluss / DPF oder SCC 2021/914): AVV / SCC Verarbeitete personenbezogene Daten: Siehe oben „Art der Daten“ 3. Scaleway SAS 8 Rue de la Ville-l'Évêque 75008 Paris France Gegenstand der Leistung: Versand transaktionaler und lizenzbezogener Mails Speicher-/Verarbeitungsort (EU/EWR/Drittland): EU Transfermechanismus (Angemessenheitsbeschluss / DPF oder SCC 2021/914): Keine Drittlandübermittlung (Region fr-par, EU); für den Fall einer Übermittlung: EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO), Modul Auftragsverarbeiter-an-Auftragsverarbeiter Verarbeitete personenbezogene Daten: Siehe oben „Art der Daten“ 4. Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland Gegenstand der Leistung: E-Mail Postfächer @montavis.com + Versand des Webseiten Kontaktformulars (n8n/OAuth2) Speicher-/Verarbeitungsort (EU/EWR/Drittland): EU Data Boundary (Daten in EU) Transfermechanismus (Angemessenheitsbeschluss / DPF oder SCC 2021/914): DPF + SCC (MS Products & Services DPA) Verarbeitete personenbezogene Daten: Siehe oben „Art der Daten“ 5. Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA Gegenstand der Leistung: Nur sofern der Kunde die Veröffentlichung seiner Anleitung über Montavis wählt: Speicherung der veröffentlichten Anleitung im Objektspeicher Cloudflare R2; Cloudflare ist damit Ursprungsspeicher der veröffentlichten Inhalte, nicht nur vorgeschalteter Cache. Zählung der Aufrufe der veröffentlichten Anleitungen über einen Cloudflare Worker (events.montavis.com); übermittelt werden dabei nur Kennung und Version der Anleitung. Unabhängig davon: DNS, Reverse-Proxy und Angriffsschutz (DDoS/WAF, TLS), Hosting unserer Website samt cookieloser Reichweitenmessung (Cloudflare Web Analytics, seit 05.08.2026) sowie Objektspeicher für Anwendungs-Updates (update.montavis.com). Speicher-/Verarbeitungsort (EU/EWR/Drittland): Drittland USA (weltweites Edge-Netz; EU-Edge u. a. Frankfurt) Transfermechanismus (Angemessenheitsbeschluss / DPF oder SCC 2021/914): DPF (Art. 45 DSGVO) + SCC Verarbeitete personenbezogene Daten: Inhaltsdaten der veröffentlichten Anleitungen sowie Verbindungsdaten/IP-Adressen der Besucher der veröffentlichten Anleitungen und der Web-Anwendung (siehe oben „Art der Daten“)

Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen

Verantwortliche für die Datenverarbeitung sind gem. Art. 32 DSGVO verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, durch die die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleistet wird. Maßnahmen müssen dabei so gewählt sein, dass durch sie in der Summe ein angemessenes Schutzniveau sichergestellt wird. Diese Übersicht erläutert vor diesem Hintergrund, welche konkreten Maßnahmen durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im konkreten Fall getroffen sind.

1. Organisation der Informationssicherheit

Es sind Richtlinien, Prozesse und Verantwortlichkeiten festzulegen, mit denen die Informationssicherheit implementiert und kontrolliert werden kann. Maßnahmen: • Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten für Betrieb von Anwendungen und System, Datenschutz und Informationssicherheit. • Verpflichtung der Mitarbeiter auf Geheimhaltung und Wahrung des Datengeheimnisses. • Regelmäßige Durchführung von Schulungen und Awareness-Maßnahmen.

2. Privacy by Design

Privacy by Design beinhaltet den Gedanken, dass Systeme so konzipiert und konstruiert sein sollten, dass der Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten minimiert wird. Wesentliche Elemente der Datensparsamkeit sind die Trennung personenbezogener Identifizierungsmerkmale und der Inhaltsdaten, die Verwendung von Pseudonymen und die Anonymisierung. Außerdem muss das Löschen von personenbezogenen Daten gemäß einer konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist realisiert sein. Maßnahmen: • Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. • Die Verarbeitungen und Systeme sind so konzipiert, dass Sie ein DSGVO konformes Löschen der verarbeiteten personenbezogenen Daten ermöglichen und sicherstellen.

3. Privacy by Default

Privacy by Default bezieht sich auf die datenschutzfreundlichen Voreinstellungen / Standardeinstellungen. Maßnahmen: • Einfache Ausübung des Widerrufrechts des Betroffenen durch technische Maßnahmen. • Trackingfunktionen, die den Betroffenen überwachen, sind standardmäßig deaktiviert. • Sämtliche Vorbelegungen von Auswahlmöglichkeiten erfüllen die Anforderungen der DSGVO in Bezug auf datenschutzfreundliche Voreinstellungen (z.B. keine Vorbelegungen von Opt-ins).

4. Zugriffskontrolle und Zugangskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung der Datenverarbeitungsverfahren Befugten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden personenbezogenen Daten bzw. schutzbedürftigen Informationen und Daten zugreifen können. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die zur Benutzung von IT-Infrastruktur berechtigten Nutzer ausschließlich auf Inhalte zugreifen können, für welche sie berechtigt sind, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung und nach dem Speichern nicht unbefugt kopiert, verändert oder gelöscht werden können. Maßnahmen: • Berechtigungskonzepte dokumentiert. • Vermeidung von Gruppenusern. • Zugriff auf Daten ist eingeschränkt und nur für Berechtigte möglich. • Sperrung des Endgerätes bei Verlassen des Arbeitsplatzes oder Inaktivität. • Anzahl der Administratoren auf das „Notwendigste“ reduziert. • Passwortrichtlinie, Implementierung komplexer Passwörter. Weitere umgesetzte Maßnahmen / Erläuterungen: Kunden Inhalte werden Ende-zu-Ende verschlüsselt (Verfahren „MVENC v2“): Jede Datei wird mit einem zufälligen Datei-Schlüssel (AES-256-GCM) verschlüsselt, der ausschließlich an die öffentlichen Schlüssel (X25519) der berechtigten Empfänger-Personen gebunden wird. Ein Entschlüsselungsschlüssel wird auf keinem Server (Supabase, Hetzner) vorgehalten; die Server speichern nur Chiffrat und öffentliche Schlüssel. Die privaten Identitätsschlüssel der Nutzer verlassen das Endgerät nie im Klartext. Trainingsdaten werden zusätzlich in einer internen, nicht mit dem Internet verbundenen (air-gapped) Umgebung verschlüsselt gespeichert; die Tonspuren der für die Erstellung verwendeten Aufnahmen werden beim Upload entfernt.

5. Kryptographie und / oder Pseudonymisierung

Einsatz von Verschlüsselungsverfahren für die Sicherstellung des ordnungsgemäßen und wirksamen Schutzes der Vertraulichkeit, Authentizität oder Integrität von personenbezogenen Daten bzw. schutzbedürftigen Informationen. Maßnahmen, die geeignet sind, eine Identifikation des Betroffenen zu erschweren. Maßnahmen: • Organisatorische Anweisung für die Verschlüsselung von Daten. • Verschlüsselung von Endgeräten (PC, Laptop, Smartphones). • Verschlüsselte Ablage von personenbezogenen Daten. • Verschlüsselung von Datensicherungsmedien (z.B. Bänder, Festplatten etc.). • Verschlüsselung von Zugängen zum Netzwerkzugängen und -verbindungen. • Einsatz von Pseudonymen, Verfahren zur Pseudonymisierung von Daten.

6. Schutz von Gebäuden

Verhinderung des unautorisierten physischen Zugriffs auf die Informationen und informationsverarbeitende Einrichtungen der Organisation sowie deren Beschädigung und Beeinträchtigung. Der Auftragnehmer trifft Maßnahmen, um zu verhindern, dass unbefugte Personen Zutritt (räumlich zu verstehen) zu Datenverarbeitungsanlagen erhalten mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Maßnahmen: • Sicherheitsschlösser und Schlüsselverwaltung / Protokollierung der Schlüsselausgabe

7. Schutz von Betriebsmitteln / Informationswerten

Vorbeugung von Verlust, Beschädigung, Diebstahl oder Beeinträchtigung von Werten und Unterbrechungen der Betriebstätigkeit der Organisation. Maßnahmen: • Sichere Platzierung der Systeme, so dass Schutz vor Diebstahl gewährleistet ist. • Ablage von Akten und Dokumente in verschlossenen Büros, Aktenschränken. • Regelmäßige Wartung der Betriebsmittel. • Sichere Löschung, Vernichtung und Entsorgung von Betriebsmitteln.

8. Betriebsverfahren und Zuständigkeiten

Sicherstellung des ordnungsgemäßen und sicheren Betriebes von Systemen sowie Verfahren zur Verarbeitung von Informationen. Maßnahmen: • Klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten für die System- und Anwendungsbetreuung. • Trennung der Verarbeitung von Daten der einzelnen Mandanten. • Trennung von Entwicklungs-, Test- und Produktivsystemen. • Überwachung des Systembetriebs und der Anlagen.

10. Schutz vor Malware und Patchmanagement

Verhinderung einer Ausnutzung technischer Schwachstellen durch den Einsatz von aktueller Virenschutzsoftware und die Implementierung eines Patchmanagements. Maßnahmen: • Regelmäßige Überwachung des Status von Sicherheitsupdates und Systemschwachstellen. • Einsatz von Anti-Malware-Software. • Regelmäßige Einspielen von Sicherheitspatches und Updates.

11. Protokollierung und Überwachung

Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in IT-Systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind. (Sämtliche Systemaktivitäten werden protokolliert; die Protokolle werden mindestens 3 Jahre lang durch den Auftragnehmer aufbewahrt.) Maßnahmen: • Protokollierung von Aktivitäten der Systemadministratoren. • Überwachung der Systemnutzung. • Protokollierung von Zugängen. • Protokollierung von Zugriffen. • Auswertung von Log-Dateien.

12. Netzwerksicherheitsmanagement

Es muss ein angemessener Schutz für das Netzwerk implementiert werden, so dass die Informationen und die Infrastrukturkomponenten geschützt werden. Maßnahmen: • Einsatz von Firewallsystemen. • Einsatz von Intrusion Detection / Intrusion Prevention Systemen. • Benutzerauthentifizierung und Verschlüsselung von externen Zugriffen.

13. Informationsübertragung

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bzw. schutzbedürftige Informationen und Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transportes oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft sowie festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten bzw. schutzbedürftiger Informationen sowie Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist. Maßnahmen: • Regelungen für den Austausch sensibler Informationen und Beschränkung des zur Übermittlung befugten Personenkreises. • Weitergabe von Daten an Dritte nur nach Prüfung der Rechtsgrundlage. • Rechtmäßigkeit und schriftliche Festlegung der Weitergabe von Daten in Drittländer. • Sichere Datenübertragung zwischen Client und Server. • Angemessener Schutz von Emails, die sensible Informationen / Daten beinhalten.

14. Netztrennung

Gruppen von Informationsdiensten, Mandanten, Benutzern und Informationssystemen sollten in Netzwerken voneinander getrennt gehalten werden. Maßnahmen: • Logische Mandantentrennung. • Datentrennung durch Segmentierung von Netzwerken unterschiedlicher Mandanten.

15. Anschaffung, Entwicklung und Instandhaltung von Systemen

Maßnahmen, die sicherstellen, dass Informationssicherheit ein fester Bestandteil über den Lebenszyklus von Informationssystemen ist. Maßnahmen: • Festlegung von Regelungen für die Entwicklung und Anpassung von Software und Systemen. • Leitlinien zur sicheren Systementwicklung. • Überwachung von ausgelagerten Systementwicklungstätigkeiten. • Schutz von Testdaten.

16. Lieferantenbeziehungen

Maßnahmen betreffend die Informationssicherheit zur Verringerung von Risiken im Zusammenhang mit dem Zugriff von Lieferanten auf die Werte des Unternehmens, sollten mit Sublieferanten / Subunternehmern vereinbart und dokumentiert werden. Maßnahmen: • Auswahl des Subunternehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit). • Schriftliche Weisungen an den Subunternehmer (z.B. durch Auftragsverarbeitungsvertrag) i.S.d. DSGVO • Wirksame Kontrollrechte gegenüber dem Subunternehmer vereinbart. • Vorherige Prüfung und Dokumentation der beim Subunternehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen. • Verpflichtung der Mitarbeiter des Subunternehmers auf das Datengeheimnis. • Laufende Überprüfung des Subunternehmers und seiner Tätigkeiten. • Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags.

17. Management von Informationssicherheitsvorfällen

Es sind konsistente und wirksame Maßnahmen für das Management von Informationssicherheitsvorfällen (Diebstahl, Systemausfall etc.) zu implementieren. Maßnahmen: • Dokumentierte Vorgehensweise zum Umgang mit Sicherheitsvorfällen • Sofortige Information des Auftraggebers bei Datenschutzvorfällen.

19. Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Anforderungen

Implementierung von Maßnahmen zur Vermeidung von Verstößen gegen gesetzliche, amtliche oder vertragliche Verpflichtungen sowie gegen jegliche Sicherheitsanforderungen. Maßnahmen: • Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen im Rahmen der Zusammenarbeit. • Einrichtung eines Lizenzmanagements. • Geheimhaltungsverpflichtungen mit Mitarbeitern sowie Sublieferanten und Dienstleistern.

20. Datenschutzanforderungen und Datenschutzmanagement

Die Privatsphäre sowie der Schutz von personenbezogenen Daten sollte entsprechend den Anforderungen der einschlägigen gesetzlichen Regelungen, anderen Vorschriften sowie Vertragsbestimmungen sichergestellt werden. Maßnahmen: • Einrichtung einer Datenschutzorganisation. • Durchführung von Datenschutzschulungen. • Aufbau eines Datenschutz-Managementsystems.